Vedas Quality
Laatst gewijzigd: 20 oktober 2025
1. Wie wij zijn
Vedas Quality is gevestigd aan de Piet van de Polsingel 168, 3056 AK Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72504617. Wij zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Wat wij doen met uw gegevens
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als dat nodig is om onze werkzaamheden goed uit te voeren. Dat kan bijvoorbeeld zijn bij het:
- opstellen van offertes en certificaten
- plannen en uitvoeren van audits
- afhandelen van facturen
- beheren van personeelsadministratie
- voldoen aan wettelijke verplichtingen
Soms gebruiken wij gegevens ook om klanten te informeren over ontwikkelingen of wijzigingen in onze dienstverlening. Wij doen dit alleen als daarvoor een gerechtvaardigd belang bestaat of als u daarvoor toestemming hebt gegeven.
3. Welke gegevens wij gebruiken
Wij verzamelen uitsluitend gegevens die we echt nodig hebben, zoals:
- naam, functie en organisatie
- adres, e-mailadres en telefoonnummer (alleen voor zakelijke doeleinden)
- factuur- en betaalgegevens
- diploma’s en certificaten (voor medewerkers en auditoren)
Wij vragen of verwerken geen gevoelige gegevens (zoals medische informatie of geloofsovertuiging). De gegevens ontvangen wij rechtstreeks van u: via e-mail, telefoon, onze website of in persoonlijk contact.
4. Gegevens van medewerkers en partners
Voor medewerkers registreren wij gegevens die nodig zijn voor goed personeelsbeleid, het uitvoeren van contracten en het voldoen aan eisen van bijvoorbeeld de Raad voor Accreditatie. Het gaat hierbij om gegevens zoals: NAW-gegevens, BSN, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, werkervaring, diploma’s, facturen, bankrekeningnummer en tariefafspraken.
5. Gegevens van klanten en opdrachtgevers
Van contactpersonen bij opdrachtgevers bewaren wij alleen wat nodig is voor een correcte uitvoering van onze dienstverlening, zoals:
- naam en functie
- werkadres, e-mailadres en telefoonnummer
Deze gegevens gebruiken wij bijvoorbeeld voor auditplanningen, rapportages, certificaten, facturatie en klantcommunicatie.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft. Voor onze administratieve gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
7. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Uw gegevens worden opgeslagen op een beveiligd, in Nederland gehost platform (Nextcloud), dat alleen toegankelijk is voor bevoegde medewerkers en auditoren.
Daarnaast werken wij met:
- geheimhoudingsverklaringen
- wachtwoordbeveiliging
- twee factor authenticatie
- technische beveiliging van ons netwerk
8. Datalekken
Een datalek is een situatie waarin persoonsgegevens onbedoeld openbaar worden of verloren gaan (bijvoorbeeld door een fout, hack of diefstal). Als er bij Vedas Quality een datalek wordt ontdekt, melden wij dit indien nodig binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokken personen.
Een melding van een datalek kan worden gedaan via info@vedasquality.nl of telefonisch via tel: 010-3072306. Vermeld daarbij:
- wat er is gebeurd en wanneer
- om welke gegevens het gaat
- welke personen mogelijk zijn geraakt
9. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw gegevens in te zien
- uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
- bezwaar te maken tegen gebruik van uw gegevens
- uw gegevens over te laten dragen aan uzelf of een andere partij
U kunt uw verzoek indienen via info@vedasquality.nl of telefonisch via 010-3072306. Wij reageren uiterlijk binnen 5 werkdagen. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij veranderingen in wetgeving of onze werkwijze. De meest recente versie vindt u altijd op www.vedasquality.nl.
Contact
Vedas Quality
Piet van de Polsingel 168
3056 AK Rotterdam
E-mail: info@vedasquality.nl
Telefoon: 010-3072306